• Steuerberatung bei Betriebsprüfungen

Betriebsprüfungen

Bei Anordnung einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung spielt eine gute interne Vorbereitung eine wesentliche Rolle für das Ergebnis.

Ziel muss es sein, die Belastung des laufenden Geschäftsbetriebes durch Inanspruchnahme von Mitarbeitern während der Prüfung so gering wie möglich zu halten.

Viele Unterlagen sollten sofort im Zugriff sein, dies sollte vor Beginn der Prüfung sichergestellt werden. Zum einen müssen alle Buchführungsunterlagen für den Prüfungszeitraum vorhanden sein, zum anderen sollte man sich wesentliche Verträge noch mal anschauen, so zum Beispiel Miet- und Leasingverträge. Da die Prüfung in der Regel Zeiträume betrifft, die bereits lange zurückliegen, befinden sich diese Unterlagen im Archiv oder sogar außer Haus.

Der Zugriff auf die vorhanden Buchhaltungsdaten im Rahmen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – BMF IV D 2 – S 0316 – 136/01 – BStBl 2001 I S. 415) muss sichergestellt werden. Teilweise ist der Prüfer mit der Übersendung dieser Daten bereits im Vorfeld einverstanden, dies verkürzt den Zeitaufwand der Prüfung vor Ort.

Für welchen Zeitraum darf die Betriebsprüfung angeordnet werden?

In einem aktuellen Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf wurde entschieden, dass eine angeordnete Betriebsprüfung auch dann rechtmäßig ist, wenn sie einen Zeitraum von elf Jahren betrifft.
Hier lag der Fall vor, dass der Gesellschafter einer Gesellschaft Selbstanzeige wegen nicht erklärter Trinkgelder für die Jahre 2000 bis 2009 erstattet hatte. Diese Trinkgelder hatte man als steuerfrei betrachtet und nicht in den Steuererklärungen angegeben. Diese Selbstanzeige des Gesellschafters nahm die Finanzverwaltung zum Anlass, die Gesellschaft für die Jahre 2000 bis 2010 zu prüfen. Im Ergebnis kam es zu einem strafrechtlichen Ermittlungsverfahren gegen die übrigen Gesellschafter.
Die oft verbreitete Annahme, eine Betriebsprüfung dürfe nur für 3 Jahre erfolgen, ist damit widerlegt.

Meine Buchhaltungsbelege sind nicht mehr da, womit muss ich rechnen – was kann ich tun?

Das Verschwinden bzw. die Vernichtung von Belegen ist nicht selten, hieran trifft den Steuerpflichtigen nicht immer eine Schuld. So können z.B. bei Naturkatastrophen selbst bei bester interner Archivierung Unterlagen vollständig vernichtet werden (Hochwasserschäden). Dies bleibt jedoch für den Betroffenen nicht ohne Folgen.
So z.B. in einem aktuellen Fall, in dem die Unterlagen gestohlen wurden.

Die Vorsteuer konnte nicht geltend gemacht werden, da der Unternehmer nicht beweisen konnte, dass er jemals im Besitz der Originalrechnungen war. Insbesondere reichte es nicht aus, Zeugen (hier die eigenen Mitarbeiter) zu benennen, die sich jedoch nicht an einzelne Rechnungen erinnern konnten.

Sind Rechnungen verloren gegangen, sollten umgehend Zweitschriften besorgt werden.  Die Zeugen sollten bestätigen können, dass für jede Zweitschrift ein Original vorgelegen hat. Dies könnte z.B. der Mitarbeiter des Steuerbüros sein, der Ihre Unterlagen monatlich gebucht hat.

Im vorliegenden Fall wurden die Vorsteuerbeträge um 40 % gekürzt, was zu einer erheblichen Nachzahlung führte. (Finanzgericht des Landes Sachen-Anhalt).

Was können Anlässe für eine Betriebsprüfung sein?

Erklärungen verspätet oder unvollständig

Wer seine Unterlagen nicht vollständig oder verspätet einreicht, kann die Aufmerksamkeit des Finanzamtes auf sich ziehen. Sollten dann vermehrt Nachfragen der Finanzverwaltung zu unklaren Sachverhalten auftreten, kann das auf eine baldige Betriebsprüfung hindeuten.

Gewinnschwankungen

Der Wunsch eines jeden Unternehmers ist eine regelmäßige Gewinnsteigerung seines Unternehmens. Dabei sollten sich Umsatz und Gewinn ungefähr gleichmäßig entwickeln. Es gibt viele Faktoren, die das jedoch nicht immer ermöglichen. Bei stark schwankenden Umsatzentwicklungen kann das Finanzamt eine Prüfung anordnen.

Warum immer ICH – der Branchendurchschnitt

Wer denkt, dass nur das eigene Unternehmen immer wieder im Fokus der Finanzbehörde steht, sollte wissen, dass eine gewerbeübergreifende Überprüfung stattfindet. Hierbei werden Durchschnittswerte für die unterschiedlichsten Unternehmenszweige gebildet. Mit diesen gewonnenen Durchschnittswerten können nun Vergleiche von Umsatz und Gewinn der Branchen durchgeführt werden. Sollten die Werte Ihres Unternehmens stark abweichen, kann die Finanzverwaltung skeptisch werden.

Wo Ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen steht kann anhand der jährlich veröffentlichten Richtsatzsammlung entnommen werden. Sollten die Kennzahlen Ihres Unternehmens außerhalb des Branchenschnitts liegen besteht akuter Handlungsbedarf, wenn dies nicht Anlass für eine Betriebsprüfung werden soll.

Hohe Privatentnahmen oder Privateinlagen – unklare Zahlungszuflüsse

Ein weiterer Anlass einer Betriebsprüfung können hohe Privatentnahmen oder -einlagen sein, wenn die finanzielle Situation das eigentlich gar nicht zulässt. Hier kann vermutet werden, dass nicht alle Einnahmen ordnungsgemäß angegeben wurden.

Wenn die Lebensführung nicht zu den Einkünften passt, wirft dies schon mal Fragen auf.

Neue Rechtsform

Die Änderung der Rechtsform führt häufig zu einer Überprüfung durch das Finanzamt. Hierbei wird verstärkt überprüft, ob Einnahmen und Vermögen vollständig und richtig übernommen und dargestellt wurden.

Oder aber es liegt kein besonderer Grund vor, die Wahl fiel auf Ihr Unternehmen, weil Ihr Fall statistisch per EDV vorgeschlagen wurde.

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